Ресурсный центр клубов молодых семей Нижегородской области


Нижегородская областная общественная организация Семейный центр «Лада»

Ошибки при составлении сметы проекта

Вопрос:

Добрый день! Скажите, как составить смету, чтобы исключить ошибки?

Ответ:

Бюджет проекта и его соответствие целям и планируемой деятельности является одним из важнейших условий успешности заявки на конкурс грантов. Многие эксперты при оценке в первую очередь смотрят краткое описание проекта и сразу – его бюджет, оценивая его с позиции собственного опыта. Есть ряд традиционных ошибок, которые совершают заявители при описании проекта. Вот основные из них:
1) несоответствие суммы проекта требованиям конкурсной документации (общая сумма больше максимально разрешённой). Всегда важно проверить и пересчитать суммы по статьям и в целом по смете и соотнести с требованиями конкурсной документации.
2) в смету заложены статьи, не финансируемые в рамках конкурса, соотношение расходов по статьям не соответствует требованиям. Например, в смете запрашиваются средства на фонд оплаты труда, а грантодатель не оплачивает услуги физических лиц в рамках конкурса. Или превышено соотношение расходов по одним статьям, над другими (например, часто на ФОТ нельзя закладывать более 30 % суммы гранта).
3) смета не соответствует плану мероприятий проекта. Например, количество единиц расходов (мес., час, чел., шт.) не соответствует целевым показателям или количеству мероприятий, указанных в описании проекта. Обычно такое случается в ситуациях переделки проекта в процессе его написания. Всегда перед отправкой необходимо сверить все цифры от целевых показателей до суммы расходов на предмет логичности и соответствия друг другу.
4) Не заложены средства (или не показано софинансирование) на критичные для данного проекта строки сметы. Например, по проекту планируется оказание услуг психолога и юриста семьям в ТЖС, а оплата данных специалистов в смете не указана. Или, не показывается специализированное реабилитационное оборудование, необходимое для мероприятий с детьми-инвалидами, описанными в календарном плане.
5) В проект заложены и не обоснованы такие позиции, как дорогостоящее оборудование с длительным сроком амортизации, большое количество расходных материалов и канц.товаров, длительная аренда помещений большой площади, заработная плата специалистов «административного профиля» (координатор, администратор, методист и т.п.). Все такие расходы должны быть особо тщательно обоснованы с позиций их потребности для реализации проекта и невозможности замены более дешёвыми аналогами. Если вы планируете купить оборудование или технику, то желательно обосновать её значимость для деятельности по проекту, экономическую выгоду по сравнению с арендой (в т.ч., например, тем, что после окончания проекта деятельность будет продолжена в организации).
6) Смета проекта составлена вокруг одной дорогостоящей позиции (оборудование, полная заработная плата небольшого числа штатных сотрудников, аренда помещения большей площади, чем требуется). Проекты с подобными сметами часто оцениваются с той позиции, что их могли написать для того, чтобы «покрыть» данные расходы организации или купить оборудование с целью получения дальнейших выгод. Например, в смету закладывается оборудование для организации тира стоимостью 1,6 млн.руб. при общей стоимости проекта 1,8 млн.руб. А в описании мероприятий тир упоминается лишь дважды – для организации стрелковых занятий для 20 подростков. Расход явно не обоснован. Проект получит низкие оценки.
7) Серьёзным недочётом сметы могут стать математические ошибки в расчетах. Например, в оценке стоимости относительно количества покупаемого оборудования. Или сумм страховых взносов с фонда оплаты труда. Зачастую отказ в финансировании такого проекта менее неприятен, чем дальнейшая реализация с потребностью за счет своих средств компенсировать ошибки в смете.

Самый банальный совет для предотвращения большинства сложностей со сметами проектов: считайте тщательно, честно и своевременно.
Ответил специалист:
Скуратовский Сергей Максимович